AI hỗ trợ năng suất cá nhân bằng cách giúp thực hiện các công việc hằng ngày như soạn thảo, tóm tắt, lên ý tưởng và sắp xếp công việc. Công cụ có thể tạo bản nháp hoặc đề xuất kế hoạch, nhưng không đảm bảo công việc sẽ nhanh hơn hay tốt hơn. Kết quả phụ thuộc vào nhiệm vụ, công cụ và việc bạn rà soát đầu ra.
Bạn không cần biết lập trình để thử một tác vụ AI cơ bản. Hãy chọn việc nhỏ, ít rủi ro, kiểm tra kết quả rồi đánh giá toàn bộ quy trình. Hướng dẫn cho người mới của Digital Transformation Hub cũng khuyến nghị bắt đầu từ những điều cơ bản thay vì tìm cách thành thạo lập trình nâng cao.
> Ý chính
>
> – AI có thể hỗ trợ công việc hằng ngày, nhưng không đồng nghĩa với việc hoàn thành hoặc tự động hóa toàn bộ công việc.
> – Chọn một việc cụ thể, ít rủi ro; đưa ra chỉ dẫn phù hợp và rà soát kết quả trước khi sử dụng.
> – Chọn công cụ phù hợp với nhiệm vụ và quy trình, bảo vệ thông tin nhạy cảm và giữ vai trò phán đoán của con người.
Tóm tắt cốt lõi (Key Takeaways)
- Bắt đầu việc nhỏ: Chọn một nhiệm vụ cụ thể, ít rủi ro và dễ đánh giá, chẳng hạn sắp xếp danh sách việc cá nhân.
- Cung cấp ngữ cảnh: Nêu rõ kết quả cần có và chỉ đưa thông tin cần thiết để AI thực hiện yêu cầu.
- Rà soát đầu ra: Kiểm tra độ chính xác, chi tiết quan trọng và mức độ phù hợp trước khi sử dụng nội dung do AI tạo.
- Đánh giá toàn quy trình: Cân nhắc thời gian chỉnh sửa, chất lượng và quyền riêng tư; chỉ tiếp tục nếu cách làm đáp ứng nhu cầu.
AI hỗ trợ năng suất cá nhân có thể giúp bạn làm gì?
AI hỗ trợ năng suất cá nhân bằng cách giúp bạn thực hiện một công việc cụ thể. Chẳng hạn, trợ lý trò chuyện có thể chuyển ghi chú rời rạc thành bản nháp email; bạn vẫn quyết định nội dung và có gửi hay không. Nếu hệ thống tự gửi email mà không chờ bạn rà soát, đó là một mức độ tự động hóa khác.
Theo hướng dẫn của Shift về các ứng dụng AI hỗ trợ năng suất cá nhân, AI có thể hỗ trợ quản lý nhiệm vụ, email, lên lịch và phát triển nội dung. Đây là những khả năng có thể có, không phải cam kết rằng mọi công cụ đều phù hợp với mọi người hoặc công việc. Hãy đánh giá xem AI có giúp bạn hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể theo tiêu chuẩn cần thiết hay không.
Những công việc hằng ngày AI có thể hỗ trợ
AI có thể tạo bản nháp, bản tóm tắt, danh sách hoặc nhóm ý tưởng để bạn xem xét. Ví dụ:
- Soạn hoặc cải thiện email: Cung cấp các ý chính và yêu cầu viết bản nháp ngắn gọn. Kiểm tra xem nội dung có đúng với điều bạn muốn nói không.
- Tóm tắt ghi chú hoặc tài liệu: Yêu cầu bản tóm tắt ngắn hoặc danh sách việc cần làm. Đối chiếu với bản gốc, nhất là khi bỏ sót chi tiết có thể gây ảnh hưởng.
- Lên ý tưởng: Yêu cầu một số tiêu đề, cách tiếp cận hoặc câu hỏi để cân nhắc. Xem đó là gợi ý, không phải quyết định.
- Sắp xếp danh sách việc cần làm hoặc kế hoạch: Cung cấp danh sách không chứa thông tin nhạy cảm và yêu cầu đề xuất thứ tự hoặc nhóm việc. Bạn quyết định điều gì thực tế và nên ưu tiên việc nào.
Đầu ra cần được đánh giá theo hoàn cảnh của bạn. Một lịch trình đề xuất chẳng hạn có thể không tính đến các giới hạn trong ngày nếu bạn chưa cung cấp thông tin đó.
Chọn một việc nhỏ để thử trước
Hãy bắt đầu với một việc cụ thể, ít rủi ro và dễ đánh giá. Có thể thử nhờ AI sắp xếp danh sách việc cá nhân hoặc soạn một tin nhắn thường lệ bằng thông tin không nhạy cảm.
Thực hiện một lần với AI rồi so sánh với cách bạn thường làm. Đầu ra có dùng được không? Bạn có phải sửa quá nhiều khiến công cụ không còn đáng dùng không? So sánh này giúp đánh giá thực tế liệu AI có tiết kiệm thời gian hay không. Hướng dẫn cho người mới của Digital Transformation Hub khuyên nên bắt đầu với ứng dụng đơn giản và xây dựng sự tự tin theo thời gian.
Quy trình đơn giản để dùng AI cho một việc cá nhân
Một quy trình lặp lại giúp bạn giữ quyền kiểm soát công việc:
1. Xác định kết quả cần có. Chọn đầu ra cụ thể, chẳng hạn bản nháp email ngắn, bản tóm tắt hoặc danh sách được sắp xếp theo mức ưu tiên.
2. Cung cấp ngữ cảnh phù hợp. Chỉ đưa thông tin cần thiết. Prompt là chỉ dẫn hoặc yêu cầu gửi cho AI. Ví dụ: “Chuyển các ghi chú này thành một email ngắn gọn, thân thiện. Không thêm chi tiết không có trong ghi chú.”
3. Rà soát kết quả đầu tiên. Kiểm tra xem đầu ra có làm đúng yêu cầu và giữ đầy đủ các chi tiết đã cung cấp không.
4. Điều chỉnh nếu cần. Nêu rõ điều cần thay đổi, chẳng hạn rút ngắn bản nháp hoặc dùng giọng trang trọng hơn. Hướng dẫn cho người mới của Digital Transformation Hub khuyên rà soát câu trả lời và bổ sung chi tiết vào yêu cầu khi cần cải thiện kết quả.
5. Quyết định có sử dụng hay không. Chỉnh sửa đầu ra và chỉ dùng khi đáp ứng nhu cầu của bạn.
Với email thường lệ, bạn có thể đưa vào vài ghi chú không nhạy cảm, yêu cầu AI viết bản nháp, rồi kiểm tra người nhận, ngày tháng và thông điệp trước khi chỉnh sửa và gửi. AI cung cấp điểm khởi đầu; bạn chịu trách nhiệm về quyết định cuối cùng.
Cách chọn công cụ AI phù hợp với công việc
Hãy chọn công cụ dựa trên công việc cần làm. Xem xét liệu công cụ có thực hiện được nhiệm vụ, phù hợp với quy trình hiện tại và xử lý thông tin theo cách phù hợp hay không.
Trợ lý đa năng có thể hữu ích cho yêu cầu phát sinh một lần như soạn tin nhắn. Tính năng tích hợp trong lịch hoặc quy trình ghi chú có thể thuận tiện hơn nếu bạn cần hỗ trợ ngay trong quy trình hiện có. Một công cụ phù hợp với nhiệm vụ này chưa chắc phù hợp với nhiệm vụ khác. Tổng quan của Coursera về các công cụ AI cho công việc cũng phân biệt công cụ hỗ trợ quy trình rộng hơn với công cụ được thiết kế cho nhiệm vụ cụ thể.
Trước khi dùng công cụ với tài liệu cá nhân hoặc công việc, hãy kiểm tra việc sử dụng đó có được cho phép và phù hợp không, cũng như các quy định áp dụng. Với thông tin tại nơi làm việc, hãy làm theo hướng dẫn của tổ chức thay vì mặc định công cụ đã được phê duyệt.
Rà soát đầu ra của AI trước khi dựa vào đó
Trước khi sử dụng nội dung do AI tạo, hãy kiểm tra nội dung có đáp ứng yêu cầu, nêu đúng chi tiết, không bỏ sót điểm quan trọng và phù hợp với người đọc hay không. Câu trả lời trôi chảy vẫn có thể chứa sai sót hoặc đề xuất không phù hợp.
Với email, xác minh tên, ngày tháng, cam kết và giọng điệu. Với bản tóm tắt, đối chiếu các điểm quan trọng với ghi chú hoặc tài liệu gốc. Hướng dẫn cho người mới của Digital Transformation Hub cũng khuyên rà soát câu trả lời và điều chỉnh yêu cầu khi cần. Với quyết định có hệ quả đáng kể hoặc thông tin quan trọng, hãy kiểm tra bằng nguồn đáng tin cậy thay vì chỉ dựa vào AI. Công cụ có thể hỗ trợ bạn cân nhắc, nhưng không thay thế hiểu biết về điều gì phù hợp.
Bảo vệ thông tin cá nhân và công việc
Không nhập thông tin cá nhân nhạy cảm hoặc thông tin công việc bảo mật vào công cụ AI nếu chưa xác nhận công cụ và cách sử dụng được cho phép, phù hợp. Hướng dẫn tại nơi làm việc có thể giới hạn loại thông tin nhân viên được phép gửi. Hướng dẫn của Coursera về các công cụ AI khuyên kiểm tra quy định của công ty trước khi nhập thông tin công ty có thể nhạy cảm.
Khi thử một quy trình, hãy dùng dữ liệu thay thế giả lập hoặc xóa thông tin nhận dạng nếu không cần dữ liệu thật. Với công việc liên quan đến tổ chức, kiểm tra hướng dẫn sử dụng AI trước khi gửi thông tin khách hàng, tài liệu riêng tư hoặc nội dung bảo mật khác. Đừng mặc định cách thông tin được xử lý nếu chưa kiểm tra điều khoản của công cụ và quy định của tổ chức.
Đánh giá xem AI có thực sự giúp ích cho quy trình của bạn không
Đánh giá toàn bộ quy trình, không chỉ tốc độ AI tạo câu trả lời. Xem kết quả có dùng được không, cần kiểm tra và chỉnh sửa nhiều đến mức nào, và có đáp ứng yêu cầu về chất lượng cũng như quyền riêng tư không.
Nếu sửa đầu ra tốn công hơn phần công sức tiết kiệm được, hãy điều chỉnh yêu cầu, thử cách tiếp cận khác hoặc ngừng dùng AI cho việc đó. Nếu quy trình đáp ứng nhu cầu, bạn có thể dùng lại và điều chỉnh khi cần. Không phải công việc nào cũng cần AI.
Một số hiểu lầm thường gặp về năng suất với AI
AI hỗ trợ năng suất cá nhân không có nghĩa là tự động hóa mọi việc. Công cụ có thể gợi ý thứ tự công việc, nhưng bạn vẫn quyết định và thực hiện. Câu trả lời trôi chảy chưa chắc sẵn sàng để sử dụng; hãy kiểm tra độ chính xác, chi tiết còn thiếu và giọng điệu. Cũng không có một công cụ phù hợp với mọi nhiệm vụ: hãy chọn theo nhu cầu và cách bạn làm việc.
Bắt đầu với một việc, rồi giữ lại cách làm hiệu quả
Chọn một việc ít rủi ro, thử quy trình có AI hỗ trợ, rà soát kết quả và bảo vệ thông tin nhạy cảm. Chỉ tiếp tục nếu cách làm đáp ứng nhu cầu và xứng đáng với công sức bỏ ra. Mục tiêu là hoàn thành công việc theo cách hữu ích, không phải dùng AI chỉ vì có thể dùng.