Soạn thảo tài liệu bằng AI là sử dụng công cụ AI để tạo hoặc chỉnh sửa văn bản, chẳng hạn như một phần báo cáo, dàn ý đề xuất hay bản cập nhật công việc. Công cụ có thể giúp bạn bắt đầu, nhưng bạn cần nêu rõ yêu cầu và kiểm tra kết quả trước khi sử dụng.
Tóm tắt cốt lõi (Key Takeaways)
- Nêu yêu cầu rõ: Cho biết nhiệm vụ, mục đích, đối tượng đọc, ngữ cảnh, giọng văn, định dạng và giới hạn cần tuân thủ.
- Xem lại bản nháp: Đối chiếu nội dung với mục đích, tài liệu nguồn và yêu cầu tại nơi làm việc; xác minh các chi tiết quan trọng trước khi sử dụng.
- Bảo vệ thông tin: Kiểm tra chính sách nơi làm việc và quy định của công cụ trước khi nhập dữ liệu nhạy cảm. Bạn chịu trách nhiệm về tài liệu cuối cùng.
Điểm chính
- AI có thể đề xuất bản nháp đầu tiên, dàn ý và chỉnh sửa cụ thể. Văn bản trôi chảy không đồng nghĩa với nội dung chính xác.
- Nêu rõ nhiệm vụ, mục đích, đối tượng đọc, ngữ cảnh, giọng văn, định dạng và giới hạn. Sau đó, xem lại và chỉnh sửa kết quả.
- Kiểm tra các chi tiết quan trọng, tuân thủ chính sách tại nơi làm việc và quy định của công cụ trước khi nhập thông tin nhạy cảm. Bạn chịu trách nhiệm về tài liệu cuối cùng.
AI có thể giúp bạn soạn hoặc cải thiện nội dung nào?
AI có thể giúp bạn bắt đầu tài liệu hoặc cải thiện văn bản đã có. Bạn có thể yêu cầu công cụ lập dàn ý cho đề xuất dự án, viết bản nháp phần mở đầu báo cáo hoặc diễn đạt một đoạn văn rõ hơn. Công cụ cũng có thể gợi ý cách rút gọn hay sắp xếp lại nội dung.
Hãy bắt đầu với một phần việc cụ thể:
1. Bắt đầu từ trang trắng: Yêu cầu lập dàn ý hoặc viết bản nháp đầu tiên cho một phần.
2. Cải thiện bản nháp hiện có: Đưa ra yêu cầu chỉnh sửa cụ thể, chẳng hạn rút gọn đoạn văn nhưng giữ nguyên ý nghĩa.
3. Xem lại kết quả: Đối chiếu câu trả lời với mục đích, tài liệu nguồn và yêu cầu tại nơi làm việc trước khi sử dụng.
Ví dụ, bạn có thể yêu cầu AI soạn bản cập nhật ngắn về dự án dựa trên các ghi chú đã được duyệt, rồi chỉnh sửa để phản ánh đúng những gì đã diễn ra. Đây là hỗ trợ soạn thảo, không có nghĩa là toàn bộ quy trình làm tài liệu đã được tự động hóa. Để tìm hướng dẫn riêng về email, xem cách dùng AI để viết email.
Xem AI là trợ lý soạn thảo, không phải tác giả chịu trách nhiệm cuối cùng
Không nên xem tài liệu do AI tạo là sẵn sàng sử dụng chỉ vì câu chữ trôi chảy. Công cụ có thể đề xuất cách diễn đạt và cấu trúc, nhưng bạn cần xác định nội dung có chính xác, phù hợp và đáp ứng nhu cầu của người đọc hay không.
Chẳng hạn, bản nháp báo cáo có thể khẳng định dự án đã hoàn thành đúng hạn. Nếu hồ sơ dự án không chứng minh điều đó, câu chữ trau chuốt cũng không làm khẳng định ấy trở thành sự thật. Hãy kiểm tra thông tin với nguồn liên quan. Hướng dẫn của Hogan Lovells về cách dùng AI với tài liệu pháp lý cũng khuyên người dùng xem lại kết quả của AI và chịu trách nhiệm về sản phẩm cuối cùng.
Những nội dung cần đưa vào yêu cầu soạn thảo tài liệu
Một yêu cầu hữu ích cần nêu rõ nội dung bạn muốn tạo và nguồn thông tin cần sử dụng. Cung cấp các chi tiết cần thiết cho nhiệm vụ thay vì chỉ viết một yêu cầu ngắn, mơ hồ.
Bạn có thể nêu rõ:
- Nhiệm vụ: Bạn muốn công cụ tạo hay sửa nội dung gì – viết bản nháp, lập dàn ý, viết lại hay biên tập?
- Mục đích: Tài liệu cần giúp người đọc hiểu hoặc thực hiện điều gì?
- Đối tượng đọc: Ai sẽ đọc tài liệu và họ đã biết những gì?
- Ngữ cảnh hoặc tài liệu nguồn: Công cụ nên sử dụng thông tin nào hoặc đoạn văn đã được duyệt nào?
- Giọng văn: Ngôn ngữ nên trung tính, thân thiện, trang trọng hay trực tiếp?
- Định dạng: Câu trả lời nên gồm vài đoạn văn, các tiêu đề hay một danh sách có cấu trúc?
- Giới hạn: Có giới hạn độ dài, ý bắt buộc hoặc chi tiết nào không được thay đổi không?
Thay vì yêu cầu “Viết bản cập nhật dự án”, hãy thử:
> Soạn một bản cập nhật nội bộ ngắn cho nhóm dự án, giải thích tình hình hiện tại. Chỉ sử dụng các ghi chú bên dưới. Giữ giọng văn rõ ràng và trung tính, dùng các tiêu đề “Tiến độ” và “Bước tiếp theo”, không thêm ngày tháng, nguyên nhân hoặc cam kết không có trong ghi chú.
Yêu cầu cụ thể giúp công cụ hiểu nhiệm vụ và giúp bạn đánh giá kết quả. Hướng dẫn của Jotform về cách viết yêu cầu cho công cụ tạo tài liệu bằng AI cũng khuyến nghị nêu các chi tiết như giọng văn, định dạng và cấu trúc. Ngữ cảnh cần cung cấp tùy thuộc vào nhiệm vụ: hãy đưa vào thông tin liên quan và bỏ những chi tiết không cần thiết.
Quy trình đơn giản để soạn thảo bằng AI
Hãy viết nháp, xem lại rồi chỉnh sửa; đừng coi câu trả lời đầu tiên là tài liệu hoàn chỉnh.
1. Xác định nhiệm vụ. Chọn việc cần làm: lập dàn ý, viết bản nháp đầu tiên hay chỉnh sửa văn bản hiện có.
2. Chuẩn bị ngữ cảnh phù hợp. Tập hợp tài liệu nguồn được phép chia sẻ và xác định đối tượng đọc, mục đích cùng các yêu cầu.
3. Yêu cầu viết bản nháp. Nêu nội dung cần tạo và những gì công cụ không được thêm hoặc thay đổi.
4. Đối chiếu với yêu cầu ban đầu. Kiểm tra câu trả lời có đủ các ý cần thiết, giữ đúng ý định và phù hợp với người đọc không.
5. Yêu cầu chỉnh sửa có trọng tâm. Nêu rõ điều cần thay đổi, chẳng hạn rút gọn một phần hoặc làm cấu trúc rõ hơn. Xem lại cả phiên bản đã chỉnh sửa.
6. Tự hoàn thiện bản cuối. Xác nhận tài liệu đáp ứng tiêu chuẩn của bạn và các yêu cầu liên quan tại nơi làm việc.
Với tài liệu dài hoặc phức tạp, hãy làm từng phần để đối chiếu từng câu trả lời với hướng dẫn và nguồn liên quan. AI có thể hỗ trợ viết bản nháp đầu tiên và chỉnh câu chữ, như minh họa trong hướng dẫn của Hogan Lovells, nhưng người sử dụng vẫn cần đánh giá nội dung có phù hợp với nhiệm vụ hay không.
Cách kiểm tra bản nháp do AI tạo trước khi sử dụng
Trước khi chia sẻ hoặc dựa vào bản nháp, hãy kiểm tra nội dung và mức độ phù hợp với người đọc. Bản nháp có thể chứa chi tiết không có căn cứ; hãy xác minh các khẳng định thay vì xem chúng là sự thật chỉ vì AI đã đưa ra.
Dùng danh sách kiểm tra sau:
- Mức độ đáp ứng yêu cầu: Tài liệu có phục vụ đúng mục đích và bao gồm các ý bắt buộc không?
- Ý nghĩa: Tài liệu có giữ nguyên ý nghĩa của nguồn hay đã thay đổi hoặc bỏ sót điều quan trọng?
- Thông tin thực tế: Đối chiếu tên, ngày tháng, con số, trích dẫn và các khẳng định với tài liệu gốc hoặc nguồn đáng tin cậy khác.
- Tài liệu tham khảo: Mở các nguồn được trích dẫn, xác nhận chúng tồn tại và hỗ trợ nội dung được nêu. Đừng tin vào trích dẫn chỉ vì nó có vẻ hợp lý.
- Mức độ phù hợp: Giọng văn có thích hợp không? Có cách diễn đạt nào khiến người đọc hiểu nhầm không?
- Đọc lại lần cuối: Tài liệu có đáp ứng tiêu chuẩn của bạn và yêu cầu của mục đích sử dụng không?
Nếu bản nháp báo cáo có ngày tháng hoặc kết luận không xuất hiện trong ghi chú, hãy truy tìm thông tin đó đến nguồn đáng tin cậy trước khi giữ lại. Nếu không xác minh được, hãy xóa hoặc đánh dấu để kiểm tra thêm. Jotform cũng khuyên người dùng xem lại, hoàn thiện tài liệu do AI tạo và kiểm tra tài liệu tham khảo thay vì mặc định chúng hợp lệ (nguồn).
Bảo vệ thông tin nhạy cảm khi soạn thảo bằng AI
Trước khi nhập tài liệu công việc vào công cụ AI, hãy tuân thủ quy định của cơ quan hoặc tổ chức nghề nghiệp và kiểm tra chính sách, cài đặt áp dụng cho công cụ đó. Cách xử lý thông tin khác nhau giữa các dịch vụ và loại tài khoản; đừng cho rằng mọi công cụ đều xử lý dữ liệu giống nhau.
Nếu chính sách cho phép, chỉ chia sẻ thông tin cần thiết cho nhiệm vụ. Khi yêu cầu viết lại một đoạn không nhạy cảm, bạn có thể thay tên khách hàng hoặc thông tin tài khoản bằng ký hiệu giữ chỗ. Tuy nhiên, cách này không làm cho việc chia sẻ trở nên phù hợp nếu quy định tại nơi làm việc cấm. Đặc biệt thận trọng với tài liệu mật, thông tin khách hàng, dữ liệu cá nhân, thông tin tài chính, mã nguồn riêng tư, mật khẩu và khóa API. Hướng dẫn của Hogan Lovells cảnh báo cụ thể về việc dán dữ liệu mật vào các công cụ AI công khai (nguồn).
Khi nào cần thận trọng hơn với việc soạn thảo bằng AI
Hãy nhờ người có chuyên môn phù hợp xem xét tài liệu có các khẳng định quan trọng về pháp lý, tài chính, y tế, quy định hoặc lĩnh vực khác mà bạn không thể tự xác minh. Dàn ý ít rủi ro cho trao đổi nội bộ khác với điều khoản hợp đồng hoặc tuyên bố công khai, nơi sai sót có thể gây hậu quả nghiêm trọng.
AI có thể giúp sắp xếp hoặc chỉnh sửa câu chữ, nhưng không thay thế chuyên môn hay bước phê duyệt cần thiết. Hãy tuân theo quy trình xem xét phù hợp tại nơi làm việc và trong lĩnh vực chuyên môn, đồng thời xác minh các khẳng định quan trọng bằng nguồn có thẩm quyền.
Nguyên tắc thực tế cho bản nháp đầu tiên có AI hỗ trợ
Bắt đầu bằng một nhiệm vụ nhỏ, ít rủi ro và chỉ sử dụng thông tin bạn được phép chia sẻ. Đưa ra yêu cầu rõ ràng, xem câu trả lời như một đề xuất và chỉnh sửa đến khi đáp ứng yêu cầu. Xác minh các chi tiết quan trọng và chịu trách nhiệm về phiên bản bạn sử dụng. Để cải thiện cách viết yêu cầu, xem cách viết prompt AI tốt hơn; để tìm hiểu quy trình kiểm tra rộng hơn, xem cách xác minh câu trả lời của AI.
Để nắm vững bức tranh toàn diện trong cùng chủ đề, bạn có thể tham khảo thêm bài viết về Năng suất với AI tại nơi làm việc, Ghi chú cuộc họp bằng AI, AI hỗ trợ phân tích bảng tính, và AI là gì (Trí tuệ nhân tạo).
Câu hỏi thường gặp về soạn thảo tài liệu bằng AI (FAQ)
Điểm chính AI có thể đề xuất bản nháp đầu tiên, dàn ý và chỉnh sửa cụ thể. Văn bản trôi chảy không đồng nghĩa với nội dung chính xác. Nêu rõ nhiệm vụ, mục đích, đối tượng đọc, ngữ cảnh, giọng văn, định dạng và giới hạn. Sau đó, xem lại và chỉnh sửa kết quả. Kiểm tra các chi tiết quan trọng, tuân thủ chính sách tại nơi làm việc và quy định của công cụ trước khi nhập thông tin nhạy cảm. Bạn chịu trách nhiệm về tài liệu cuối cùng. AI có thể giúp bạn soạn hoặc cải thiện nội dung nào?
AI có thể giúp bạn bắt đầu tài liệu hoặc cải thiện văn bản đã có. Bạn có thể yêu cầu công cụ lập dàn ý cho đề xuất dự án, viết bản nháp phần mở đầu báo cáo hoặc diễn đạt một đoạn văn rõ hơn. Công cụ cũng có thể gợi ý cách rút gọn hay sắp xếp lại nội dung.
Xem AI là trợ lý soạn thảo, không phải tác giả chịu trách nhiệm cuối cùng như thế nào?
Không nên xem tài liệu do AI tạo là sẵn sàng sử dụng chỉ vì câu chữ trôi chảy. Công cụ có thể đề xuất cách diễn đạt và cấu trúc, nhưng bạn cần xác định nội dung có chính xác, phù hợp và đáp ứng nhu cầu của người đọc hay không.
Những nội dung cần đưa vào yêu cầu soạn thảo tài liệu như thế nào?
Một yêu cầu hữu ích cần nêu rõ nội dung bạn muốn tạo và nguồn thông tin cần sử dụng. Cung cấp các chi tiết cần thiết cho nhiệm vụ thay vì chỉ viết một yêu cầu ngắn, mơ hồ.
Quy trình đơn giản để soạn thảo bằng AI như thế nào?
Hãy viết nháp, xem lại rồi chỉnh sửa; đừng coi câu trả lời đầu tiên là tài liệu hoàn chỉnh.